「今日はだれの人生を生きますか？」「今日はだれの人生を行きましたか？」
私が好きな問いかけの１つです。さあ、私の人生を生きよう！
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女性管理職の方々に『癒し』と『笑い』と『新たな視点』をお届けする、
女性管理職のためのコミュニティ A lot of flowers のつっきーです。
今日のテーマは「要らない書類、どれだけ溜め込むの？」です。
ここで問題です
あなたがパソコンに向かって仕事をしていると、隣にあるパンチを使いにきた男性が独り言のように呟きました。
「これ、本当に保存しとかないといけないのかな？」
あなたは手を止めて、男性の手元を見ると、一枚の契約書のコピーがありました。
「これね、スキャンしてデータ保存してるんですよ。それに原本は別の部署（同じビル内別フロア）にあって。それでも保存しとかないといけないんですかね？」
あなたは何と答えますか？
一応選択肢を挙げます
不要な人は次へどうぞ。
１ 「今までどうしていたの？」と聞く。
２ 「そうだね〜」と相手の出方を待つ
３ 「置いといてもいいんじゃない？」と言う
４ 「要らないよそれ」と言う
５ それ以外
個人的見解
私の個人的見解は４の「要らないよそれ」です。
根拠は、オリジナル１つと、その予備が１つあればそれ以上増やす必要がないからです。
理由は
・万が一は１つまでにしないと、万が一思考が際限りなく広がること。
・その２つでセキュリティ&効率化を考える方が適正なこと。
・紛失リスクを考えるなら２つより３つある方が高まること。
・３つに分散されると保存場所確保の方が大変。
しかも、このケースは現物とデータと分けて保存されていますから完璧です。
その男性に確認したのは、
・どれくらいの頻度でみる書類なのか
・データの確認でことは足りるのか
・万が一このコピーの代わりにオリジナルを見にいくとしたらどれくらい面倒なのか
でした。
こうして話をすることで、男性の中にもきちんと根拠ができて、腹の底からこれは要らない書類だよなあと認知が広がっていくのが分かりました。
最終決定
私の中には完全なロジックはあり、判断できる立場であれば今すぐ廃止しますが、今は役職なしの立場。これくらいのことでわざわざしゃしゃり出る必要もありません（処世術）
その男性もわざわざこんな話を上司に言う必要もないと言う様子でした。
「別にわざわざ言う必要がないと思ったら言わなくてもいいと思うよ。
例えば、部署で効率化しましょうとか言う話になった時に議題に載せればいいし、あと、もう、めんどくさい！コピーとって綴り込むのなんてやってられない！とイライラが溜まったら上司に提言したらいいんじゃない？」
私がこういうと、
「そうですね。しっかりロジックもありますし、そうします」
と言って晴れやかな顔をして自席に戻りました。
まとめ
私の長年の経験で言うと
・書類かオリジナルとコピーの２つ以上は不要。
・今までの慣習がなぜそうなっているのかを検討することも必要。
・今までの慣習を止めるのには、言い出すタイミングを見ることも必要。
社内で問題になる、関連めいたことを誰かだ言い出す、自分の我慢が限界を超える（その想いの強さが上司を動かす）、これらがタイミングとしてはいいかなと思います。
最後に
こういう判断も経験値が大切。
経験を積むと言うことは自分の中の自信と安心につながります。
昔はこんなリスクと〇〇（今回は効率化）を天秤にかけるような判断ばかりしていたから、懐かしく楽しい時間でした。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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