14日、女性管理職のためのオンライン交流会を開催しました。持ち上がりすぎて2時間半、話していました。問題だと思うことに対して、どういう方法がとれるのかをいろんな人から聞くことで、はっと気が付くことができ、選択肢の幅が広がって心にちょっとした隙間が空くことがあります。
その瞬間、明日も頑張ろうと思えるんだなと思います。
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女性管理職の方々に『癒し』と『笑い』と『新たな視点』をお届けする、女性管理職のためのコミュニティ A lot of flowers のつっきーです。
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【女性管理職のための交流会】開催予定
話すことは放すこと。仕事の話から趣味の話まで幅広く話しましょう。
開催未定
https://www.reservestock.jp/events/1003222
今日は「記録に残す大切さ」です。
はじめに
仕事をしていると日々色んな事が起こります。すべてを記憶できる人はいいのですが、そうでない人の方が大半だと思います。
そういう時、大切になるのが記録に残すことです。
記録に残しておいてよかったなと思った出来事を書いていきたいと思います。
上司からの指示事項
もう15年ほど前の話ですが、先輩がこんなことを言ってました。
「提出した企画にやり直しの指示が入ってやり直したのに、なぜこのような変更をしたのか？と言われて、新たにやり直しの指示がはいったのが、私が出した案と同じやって。それからは、その上司との打ち合わせには必ずノートを持って入って記録して、なぜ変更したのかと聞かれた時には上司の前でノートを見るようにして、前回の上司の指示を共有することにしている」
それを聞いたときに、なるほど、と思いました。
上司はたくさんの企画を見ているので、変更前の企画案を覚えていないことが多くて、それを思い出してもらうのは部下の役目だということを理解しました。
それから、3回以上没になった企画に関しては、呼ばれて指摘されたことに関しては席に座ってすぐに記録しておくようになりました。
そうすると、上司側もこの部下は指摘内容を記録していると把握してくれるので無駄なやり取りが減るような気がします。
仕事ができない部下への指導内容
これはあまりしたくないことですが、とても大切なことだと思っています。
仕事が出来なくて転勤をお願いしたい、契約の継続を辞めたい、普通に指導をしているのにハラスメントだと言いかねない、そんな部下がいる場合、記録に残しておくことが大切です。
いつ、部下がどんなミスをして、どんな指示をしたか、部下はどんな反応をしたか
それを記録し、ためておくことが大切です。
この記録は使うためにするものではなく、あくまでも手元の控え資料として作成します。万が一の時は、人事部に提出する資料にもなるので、他の人にもわかりやすく書いておく方がいいのですが、日記のように書いていても大丈夫です。
日付と自分の対応と相手の反応は細かく記載しておく方がいいと思います。
後から見返して、この部下結構やばいよね・・・と客観的に見て、やっぱり辞めてもらおうと自分の決定に自信を持つ材料にもなると思います。
余談ですが、ミーティングの度にノートにメモしていたことが、不祥事が起きた時の振り返り資料として役立ったことがありました。仕事に関するメモはPCでもいいと思いますが、アナログのノートの方が誰にも見られなくていいかもしれません。
スポットでおこなった行事の振り返り
毎年行う行事に関しては振り返りをしたりマニュアルに残したりとしている方も多いと思います。スポット的に行った行事に関しても、まとめの振り返りを作成しておく方がいいなと思います。
その行事を行うまでの計画はPCの中に資料が残っているのでそれを見ればわかるのですが、当日の振り返りまでは書いていない方も結構います。というのも、その行事が終わったらその行事のために手が付けられなかった溜まっている仕事に取り掛かることが多いからです。
ですが、そういう時こそ振り返りを10分でも時間をとって書いておいた方がいいと思います。
振り返って書くことで、そのイベント問題点を大きな視点で考えるきっかけになり、意識していなかった改善策が出てきたりします。また、書くことで記憶に定着しやすくなるので、別のイベントに活かせたり、再度その行事をやるときにも役立ちます。
年間のイベントが４件あったとして、振り返りをすべて書くようにしていれば、3年で１２件の振り返りをすることになります。3年で振り返りがゼロ、3年で振り返りが１２、どちらの方がよりスムーズにイベントができるようになるかというと、やはり振り返りをした方だと思います。
ちょっと手間なのですが、振り返りをすることをお勧めします。
最後に
記録に残す理由は、他人（未来の自分を含む）に情報を残すということに加えて、自分を守るためという視点もあります。
管理職になって仕事をしていくと、理不尽なことを言われることがあるかもしれません。そうしたときに自分を守るようにしておくというのはとても大切なことです。自分の主観しかない手書きのメモやパソコンで作った資料で大丈夫なのか？と思うかもしれませんが、ないよりましです。
手間はかかりますが、やっておくといいと思うことの一つです。
では今日はこの辺で。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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